Vote par correspondance en assemblée générale : le formulaire et les règles

Le cadre : l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965

L'article 17-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, consulté sur Legifrance le 7 octobre 2026, ouvre trois voies de participation à l'assemblée générale : la présence physique, la visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, et le vote par correspondance avant la réunion. Le vote par correspondance ne se confond donc pas avec la participation à distance : le copropriétaire exprime son choix en amont, sans assister aux débats.

Le même article précise que ce vote s'exprime au moyen d'un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Le syndic ne peut pas accepter un courrier libre ou un simple message indiquant un sens de vote : seul le formulaire réglementaire produit ses effets. Les modalités d'identification et de transmission sont renvoyées au décret du 17 mars 1967.

Un formulaire conforme au modèle de l'arrêté du 2 juillet 2020

Le modèle de formulaire est fixé par l'arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires, consulté sur Legifrance le 7 octobre 2026. Ce formulaire reprend l'ordre du jour et chaque résolution soumise au vote, avec une case pour exprimer un vote pour, un vote contre ou une abstention, résolution par résolution.

Le syndic joint ce formulaire à la convocation qu'il adresse à chaque copropriétaire. Le copropriétaire indique clairement son choix pour chaque question, puis date et signe le document avant de le retourner. Un formulaire incomplet, non signé ou non daté fragilise la prise en compte du vote : le contrôle de forme à la réception fait donc partie du travail du syndic.

• Le formulaire reprend l'ordre du jour et chaque résolution.
• Une case pour, contre ou abstention est prévue pour chaque résolution.
• Le document doit être daté et signé par le copropriétaire.
• Le formulaire est joint à la convocation par le syndic.

Le délai de réception : trois jours francs avant la réunion

L'article 9 bis du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, consulté sur Legifrance le 7 octobre 2026, fixe la règle de délai : pour être pris en compte lors de l'assemblée générale, le formulaire de vote par correspondance est réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion. Le délai franc exclut le jour de réception et le jour de l'assemblée dans le décompte.

Le même article prévoit un cas particulier pour la voie électronique : lorsque le formulaire est transmis par courrier électronique à l'adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l'envoi. La date d'envoi du courriel sert alors de preuve, et non la date de lecture par le syndic. Un formulaire reçu hors délai ne peut pas être comptabilisé.

Le sort d'un vote pour une résolution amendée en séance

L'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, consulté sur Legifrance le 7 octobre 2026, règle le cas d'une résolution modifiée pendant l'assemblée. Lorsque la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours de réunion, le copropriétaire ayant voté favorablement par correspondance est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. Sa voix favorable au texte initial n'est pas reportée sur le texte amendé.

Cette règle a une conséquence directe sur le décompte et sur le procès-verbal : le copropriétaire concerné figure parmi les défaillants pour la résolution amendée, ce qui peut ouvrir la voie de contestation propre aux copropriétaires opposants ou défaillants. Le syndic consigne précisément, résolution par résolution, les votes par correspondance effectivement comptabilisés et ceux requalifiés en défaillance.

Le rôle d'un agent IA sur mesure dans la gestion des votes par correspondance

Un agent IA sur mesure prépare et fiabilise le travail de forme autour du vote par correspondance, sans jamais se substituer au syndic. Il contrôle que le bon formulaire, conforme au modèle de l'arrêté du 2 juillet 2020, est bien joint à chaque convocation. À la réception, il vérifie la complétude, la signature et la date, repère les formulaires arrivés hors du délai de trois jours francs, et prépare un tableau de décompte résolution par résolution prêt à être vérifié.

L'agent signale aussi les résolutions amendées en séance pour lesquelles un votant favorable doit être requalifié en défaillant, et il tient à jour la trace des pièces conservées. Il ne décide jamais du sens d'un vote, ne qualifie pas seul un cas limite et ne valide aucun décompte : la décision, l'animation de l'assemblée et le conseil restent humains. Le diagnostic gratuit de DIAA, en cinq minutes en ligne, aide le cabinet de syndic à mesurer le temps récupérable sur ce type de dossier.

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