Mise en concurrence du contrat de syndic : ce que dit l'article 21 et comment préparer le renouvellement

Le cadre de l'article 21

L'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit qu'en vue de l'information de l'assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat de syndic. Le conseil syndical peut être dispensé de cette mise en concurrence par une décision de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25.

Selon les analyses publiées notamment par l'Institut national de la consommation et par l'Association des responsables de copropriété, l'ordonnance du 30 octobre 2019 a supprimé l'exigence d'une mise en concurrence tous les trois ans qui figurait auparavant dans le texte. Ces mêmes sources relèvent que la formalité n'est pas prescrite à peine d'irrégularité de la décision de désignation, et qu'un copropriétaire peut demander l'inscription à l'ordre du jour de projets de contrat concurrents. Le texte consolidé est consultable sur Légifrance.

Les projets de contrat comparés suivent le contrat type prévu par la réglementation, ce qui facilite la comparaison des prestations et des tarifs, et rend d'autant plus visibles les écarts de prix sur les prestations particulières.

Ce que le conseil syndical compare vraiment

Le forfait annuel est le chiffre le plus visible, mais le choix se fait rarement sur lui seul. Les conseils syndicaux s'arrêtent sur des éléments plus concrets.

• Les délais de réponse aux demandes des copropriétaires et du conseil syndical au cours du mandat.
• Le suivi des sinistres et des interventions, et les dossiers restés ouverts.
• La tenue des assemblées générales : délais de convocation, notification du procès-verbal, qualité des documents joints.
• La maîtrise des charges et les écarts entre budget voté et réalisé.
• La disponibilité du gestionnaire et la stabilité de l'interlocuteur.

Le dossier de renouvellement qu'un agent prépare

Un agent branché sur le logiciel de syndic, la messagerie et le suivi des interventions peut produire, pour chaque immeuble dont le mandat arrive à échéance, un bilan factuel du mandat écoulé.

• Le calendrier des mandats de tout le portefeuille, avec une alerte plusieurs mois avant chaque assemblée de renouvellement.
• Le nombre de demandes reçues et le délai médian de réponse sur la période du mandat.
• La liste des sinistres et interventions traités, avec leur délai de clôture, et celle des dossiers encore ouverts avec leur état.
• Le rapprochement entre budget voté et réalisé sur chaque exercice, avec l'explication des écarts significatifs.
• Le respect des délais légaux sur les assemblées, notamment la notification des procès-verbaux.
• Un projet de note de bilan de mandat destinée au conseil syndical, rédigé dans le ton du cabinet, à relire par le gestionnaire.

Ce qui reste au cabinet

L'agent produit des faits, il ne fixe pas la stratégie commerciale. Le choix de proposer une révision de prix, de changer de gestionnaire sur un immeuble, ou de reconnaître un dysfonctionnement avant qu'il soit reproché, relève de la direction du cabinet.

Un bilan qui fait apparaître des délais dégradés sur un immeuble est une information utile avant l'assemblée, pas après. C'est souvent l'occasion de traiter le problème pendant qu'il en est encore temps.

Côté conseil syndical

Un conseil syndical qui reçoit un bilan chiffré du mandat, établi sur des données vérifiables, dispose d'une base de comparaison que les offres concurrentes ne peuvent pas produire, puisqu'elles ne connaissent pas l'immeuble. La transparence devient un argument, à condition qu'elle soit régulière et non réservée à l'année du renouvellement.

Questions fréquentes

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