Assemblée générale extraordinaire : demandes de convocation, délais et préparation par un agent IA

Ce que prévoient les textes

L'article 8 du décret du 17 mars 1967 prévoit que la convocation de l'assemblée est de droit lorsqu'elle est demandée au syndic par le conseil syndical, s'il en existe un, ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, sauf si le règlement de copropriété prévoit un nombre inférieur. La demande, notifiée au syndic, précise les questions dont l'inscription à l'ordre du jour est demandée.

Si le syndic n'y donne pas suite, l'assemblée est valablement convoquée par le président du conseil syndical après une mise en demeure restée infructueuse pendant plus de huit jours. Par ailleurs, la loi du 10 juillet 1965 permet à un copropriétaire de demander, à ses frais, une assemblée pour des questions qui ne concernent que ses droits ou obligations.

La convocation respecte ensuite le délai de droit commun, sauf urgence, et les règles habituelles sur l'ordre du jour et les documents joints.

Qui paie

Le contrat type de syndic distingue le forfait, qui couvre l'assemblée annuelle prévue au contrat, et les prestations particulières rémunérées en sus. La tenue d'une assemblée supplémentaire relève en principe de ces prestations, selon le tarif inscrit au contrat. Pour une assemblée demandée par un copropriétaire sur une question qui ne concerne que lui, les frais sont à sa charge.

La question du coût est souvent le premier point de friction. Un gestionnaire qui répond vite, avec la référence précise du contrat et le montant prévu, désamorce une partie du conflit.

Où les demandes dérapent

La demande arrive par courriel, par lettre, parfois au détour d'un échange avec le conseil syndical. Personne ne vérifie immédiatement si le seuil du quart des voix est atteint. La réponse attend, la mise en demeure arrive, et le délai de huit jours court pendant que le gestionnaire est en assemblée ailleurs. Le président du conseil syndical convoque alors lui-même, et le cabinet perd la main sur l'ordre du jour et sur le calendrier.

Ce que prépare un agent

Un agent branché sur le logiciel de syndic, la messagerie et le registre des lots peut traiter chaque demande comme un dossier daté, dès sa réception.

• La détection de la demande, quel que soit le canal, et son enregistrement avec sa date de réception.
• Le calcul du total des voix des demandeurs à partir des tantièmes, comparé au seuil légal ou au seuil plus bas prévu par le règlement.
• L'identification des questions demandées et un projet de résolutions formulées pour pouvoir être mises aux voix.
• Un décompte visible du délai après toute mise en demeure, avec une alerte au gestionnaire et à sa direction.
• Un projet de réponse aux demandeurs, avec la date envisagée et la référence au contrat pour les honoraires.
• La liste des pièces à joindre à la convocation selon la nature des questions.

Ce qui reste au gestionnaire

L'agent calcule et signale ; le gestionnaire décide. L'appréciation d'une demande ambiguë, la formulation définitive des résolutions, le choix de la date et la gestion de la relation avec un conseil syndical en tension relèvent du métier. Lorsque la demande porte sur la gestion du cabinet lui-même, la direction doit être associée sans attendre.

L'agent ne répond pas seul aux copropriétaires. Chaque réponse part après validation, dans le ton du cabinet.

Par où commencer

Un bon indicateur est le délai entre la réception d'une demande et la réponse du cabinet sur les douze derniers mois. Il suffit souvent de le mesurer pour voir où se situe le risque.

Le diagnostic gratuit de DIAA, en cinq minutes en ligne, aide à cadrer ce premier chantier avec le logiciel de syndic déjà en place.

Questions fréquentes

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