Président de séance en assemblée générale de copropriété : élection, rôle, scrutateurs et secrétaire

Élire le bureau en ouverture de séance

L'article 15 du décret du 17 mars 1967 prévoit qu'au début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne son président et, s'il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Le même article confie le secrétariat de la séance au syndic, sauf décision contraire de l'assemblée générale.

Ces désignations sont les premières résolutions de l'ordre du jour : aucun vote sur le fond ne devrait intervenir avant que le bureau soit constitué. En pratique, le président du conseil syndical est souvent proposé, sans que rien ne l'impose.

• Président de séance : obligatoire, élu à chaque assemblée.
• Scrutateurs : facultatifs, « s'il y a lieu », souvent un ou deux copropriétaires volontaires.
• Secrétaire : le syndic par défaut, ou une autre personne si l'assemblée le décide.

Qui ne peut pas présider l'assemblée

L'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 énumère les personnes qui ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l'assemblée générale : le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin, ses ascendants et descendants, ainsi que ses préposés et leurs propres conjoints, partenaires, concubins, ascendants et descendants.

Le gestionnaire présent en séance tient donc la plume du secrétariat mais ne préside jamais. Si aucun copropriétaire ne se propose, le gestionnaire peut rappeler cette règle et suspendre l'ouverture des votes jusqu'à la désignation d'un président.

La feuille de présence : établie avant, certifiée par le président

L'article 14 du décret décrit son contenu : nom et domicile de chaque copropriétaire, classés selon qu'il est présent ou représenté, participe à distance ou a voté par correspondance (avec la date de réception du formulaire par le syndic), nom du mandataire le cas échéant, et nombre de voix de chacun.

Elle est émargée par chaque copropriétaire présent physiquement ou par son mandataire, puis certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale. Elle peut être tenue sous forme électronique.

Le président a donc intérêt à contrôler, avant le premier vote, la concordance entre les émargements, les pouvoirs remis et les formulaires de vote par correspondance reçus.

Conduire les débats et proclamer les résultats

Aucun texte ne détaille la « police de la séance ». Dans l'usage, le président ouvre et clôt la réunion, donne la parole, veille à ce que les débats restent dans l'ordre du jour, met chaque résolution aux voix et annonce le résultat, assisté des scrutateurs pour le décompte.

Lorsque le syndic reçoit un mandat avec délégation de vote sans nom de mandataire, l'article 15-1 du décret l'oblige à le remettre en début de réunion au président du conseil syndical (ou à un membre du conseil), et à défaut au président de séance, qui désigne alors un mandataire.

Les règles de majorité applicables à chaque résolution font l'objet d'une page dédiée.

Signer le procès-verbal : à la fin de la séance ou dans les huit jours

Selon l'article 17 du décret, le procès-verbal est signé par le président, le secrétaire et le ou les scrutateurs, à la fin de la séance ou dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée.

Il mentionne, pour chaque résolution, le résultat du vote et le nom des copropriétaires opposants, abstentionnistes ou défaillants avec leur nombre de voix. Il indique aussi si des mandats ont été distribués selon l'article 15-1 et reproduit les réserves formulées par les opposants sur la régularité des décisions. La feuille de présence lui est annexée. Les délais de notification sont traités sur une page dédiée.

En cas d'irrégularité : nullité limitée et délai de deux mois

L'article 17-1 du décret précise qu'une irrégularité formelle du procès-verbal ou de la feuille de présence portant sur les conditions de vote ou le décompte des voix n'entraîne pas nécessairement la nullité de l'assemblée générale, dès lors que le sens des votes peut être reconstitué et que le résultat n'est pas modifié.

L'article 42 de la loi de 1965 réserve l'action en contestation aux copropriétaires opposants ou défaillants, qui doivent l'introduire, à peine de déchéance, dans les deux mois de la notification du procès-verbal. Un président irrégulièrement désigné ou un procès-verbal non signé peut donc fonder une action : la rigueur du bureau protège le syndicat.

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