Changement de syndic : procédure, majorité de l'article 25, résiliation en cours de mandat et reprise des comptes

Inscrire le changement à l'ordre du jour

Le changement de syndic se décide en assemblée générale, sur une question inscrite à l'ordre du jour. Selon le 4° du I de l'article 11 du décret du 17 mars 1967, lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat, le ou les projets de contrat du syndic, accompagnés de la fiche d'information prévue à l'article 18-1 A de la loi, sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour.

Pour le syndic entrant, la conséquence est directe : son projet de contrat et sa fiche doivent parvenir au syndic en place à temps pour être joints à la convocation.

Combien de devis et quelle mise en concurrence

L'article 21 confie au conseil syndical la mise en concurrence de plusieurs projets de contrat avant l'assemblée qui désigne un syndic professionnel, sauf dispense votée à la majorité de l'article 25. Le texte ne fixe aucun nombre de devis. Le détail de cette étape, côté conseil syndical, figure dans notre page sur la mise en concurrence du contrat de syndic.

La majorité requise pour désigner le nouveau syndic

Le c de l'article 25 range parmi les décisions prises à la majorité des voix de tous les copropriétaires la désignation ou la révocation du ou des syndics.

Si le projet n'atteint pas cette majorité mais recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l'article 25-1 prévoit que la même assemblée procède immédiatement à un second vote à la majorité de l'article 24. Exemple fictif : sur 10 000 voix, le contrat du cabinet entrant recueille 4 100 voix favorables. Le seuil de 5 001 n'est pas atteint, mais le tiers l'est : un second vote a lieu à la majorité des voix exprimées. Les règles de calcul sont détaillées dans notre page sur les majorités en assemblée générale.

Résilier le contrat en cours de mandat (article 18 VIII)

Hors échéance, le VIII de l'article 18 permet à une partie de résilier le contrat en cas d'inexécution suffisamment grave de l'autre partie.

• À l'initiative du conseil syndical : il notifie au syndic une demande motivée d'inscription de la question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, en précisant la ou les inexécutions reprochées. Si le président du conseil syndical le demande par lettre recommandée, le syndic convoque l'assemblée dans un délai de deux mois ; à défaut, le président peut la convoquer lui-même.
• À l'initiative du syndic : il notifie sa volonté de résilier au président du conseil syndical, ou à défaut à l'ensemble des copropriétaires, en précisant les inexécutions reprochées au syndicat. Il convoque ensuite, dans un délai qui ne peut être inférieur à deux mois, une assemblée qui inscrit à l'ordre du jour la désignation d'un nouveau syndic. La résiliation prend effet au plus tôt un jour franc après cette assemblée.
• Dans les deux cas, l'assemblée se prononce sur la résiliation, en fixe la date d'effet et, si elle désigne un nouveau syndic, la date de prise d'effet du nouveau contrat.

À l'échéance : le non-renouvellement et son préavis

Le VII de l'article 18 permet à chaque partie de ne pas renouveler le contrat sans indemnité. La désignation d'un nouveau syndic est alors inscrite à l'ordre du jour d'une assemblée tenue dans les trois mois précédant le terme du contrat. Lorsque l'initiative vient du syndic, il informe le conseil syndical de son intention au plus tard trois mois avant la tenue de cette assemblée. L'assemblée fixe la date de fin du contrat en cours et celle de prise d'effet du nouveau, au plus tôt un jour franc après la réunion.

La reprise des comptes et des documents (article 18-2)

À compter de la cessation de ses fonctions, l'ancien syndic remet au nouveau, selon l'article 18-2 : sous quinze jours, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque ; sous un mois, l'ensemble des documents et archives, y compris les documents dématérialisés dans un format téléchargeable et imprimable ; puis, dans les deux mois suivant l'expiration de ce délai d'un mois, l'état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat, après apurement et clôture.

Après une mise en demeure restée infructueuse, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire statuant en référé, qui peut ordonner la remise sous astreinte. Le contrôle pièce par pièce et le bordereau sont traités dans notre page sur la transmission des archives de l'ancien syndic.

Ce qu'un agent IA prépare

Un agent IA sur mesure prépare, le syndic vérifie et décide.

Côté cabinet entrant, il assemble le projet de contrat et la fiche d'information à transmettre avant la convocation, rédige le projet de résolution de désignation avec la majorité de l'article 25 et l'hypothèse du second vote, puis calcule les trois échéances de l'article 18-2 à partir de la date de prise d'effet votée. Il tient la liste de reprise, signale les pièces manquantes et prépare le projet de mise en demeure. Côté cabinet sortant, il contrôle le préavis du VII ou la procédure du VIII. Pour mesurer ce qu'un tel agent apporterait à votre cabinet, le diagnostic gratuit de DIAA se fait en cinq minutes en ligne.

Questions fréquentes

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