Travaux urgents en copropriété : la procédure du syndic, de la décision à l'assemblée de ratification

Le cadre légal

L'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 charge le syndic d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à sa sauvegarde.

L'article 37 du décret du 17 mars 1967 fixe les obligations qui suivent. Le syndic en informe les copropriétaires et convoque immédiatement une assemblée générale. Pour l'ouverture du chantier et son premier approvisionnement, il peut demander, sans délibération préalable mais après avis du conseil syndical s'il en existe un, une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif. L'assemblée se prononce ensuite sur les travaux et leur financement.

Ce qui fait une urgence

Les textes ne dressent pas de liste. Les situations généralement retenues touchent à la sécurité des personnes, à la solidité ou à la salubrité de l'immeuble, lorsque le délai d'une assemblée ordinaire aggraverait le danger ou le dommage. La jurisprudence apprécie au cas par cas, à partir des éléments dont le syndic disposait au moment de décider.

D'où l'importance de ce que le cabinet peut produire ensuite : constats, photographies datées, rapport de l'entreprise ou de l'expert, échanges avec l'assureur, avis du conseil syndical. Une urgence mal documentée se transforme en travaux non autorisés.

Les quatre moments où la procédure casse

Chacun de ces défauts fournit un argument à un copropriétaire qui conteste l'appel de fonds ou la responsabilité du syndic.

• La décision est prise par téléphone, sans trace écrite du motif ni des éléments constatés.
• L'information des copropriétaires tarde, ou se limite au conseil syndical.
• La provision est appelée pour un montant qui dépasse le plafond, ou sans avis préalable du conseil syndical.
• L'assemblée n'est pas convoquée immédiatement, et les travaux sont présentés un an plus tard, à l'assemblée annuelle.

Ce que prépare un agent

Un agent branché sur le logiciel de syndic, la messagerie et le suivi des interventions peut ouvrir un dossier d'urgence dès le signalement et le tenir jusqu'à l'assemblée.

• Un dossier daté qui regroupe le signalement, les photographies, le rapport de l'entreprise et les échanges, avec un résumé chronologique.
• Un projet d'information aux copropriétaires, rédigé dans le ton du cabinet, qui expose les faits, la mesure prise et la suite.
• Le calcul du plafond de provision à partir du devis estimatif, avec la répartition par lot selon la clé applicable.
• Un rappel de la consultation du conseil syndical, avec un projet de message et la trace de sa réponse.
• Un projet de convocation et de résolutions pour l'assemblée, avec les pièces à joindre.
• Le lien avec le dossier de sinistre lorsque l'assurance de l'immeuble est concernée.

Ce qui reste au syndic

Qualifier l'urgence, choisir l'entreprise, fixer l'étendue des travaux strictement nécessaires à la sauvegarde et répondre en assemblée restent des décisions du gestionnaire et de sa direction. L'agent ne décide pas qu'une situation est urgente ; il s'assure que la décision prise laisse une trace défendable.

La limite entre travaux de sauvegarde et travaux d'amélioration mérite une attention particulière. L'agent peut signaler qu'un devis comporte des postes qui dépassent la mise en sécurité ; c'est au gestionnaire de les écarter ou de les soumettre au vote.

Par où commencer

Reprendre les trois derniers dossiers d'urgence et vérifier, pour chacun, la date d'information, le montant de la provision rapporté au devis et le délai de convocation de l'assemblée donne une image précise des points à sécuriser.

Le diagnostic gratuit de DIAA, en cinq minutes en ligne, aide à définir ce premier périmètre avec le logiciel de syndic en place.

Questions fréquentes

À lire ensuite