Quitus du syndic : vote à l'article 24, portée réelle, refus et distinction avec l'approbation des comptes

Une pratique, pas une obligation

L'approbation des comptes de l'exercice est obligatoire chaque année. Le quitus, lui, reste facultatif : aucun texte n'impose de le porter à l'ordre du jour, et son absence n'empêche ni la poursuite du mandat ni son renouvellement. Les guides pratiques des acteurs de la copropriété le rattachent à un usage emprunté au droit des sociétés.

Comme toute décision, il doit figurer à l'ordre du jour de la convocation pour être valablement voté. Le syndic qui est aussi copropriétaire ne peut pas prendre part au vote sur sa propre gestion.

Deux résolutions distinctes

La Cour de cassation a jugé le 6 juillet 1994 (troisième chambre civile, pourvoi 89-16.212) qu'une cour d'appel ne pouvait pas tenir l'approbation des comptes et le quitus pour indivisibles lorsque l'ordre du jour ne visait que les comptes, en se fondant sur l'article 13 du décret de 1967. La rédaction recommandée sépare donc les deux questions, chacune votée à la majorité de l'article 24.

• Résolution 1 : approbation des comptes de l'exercice clos
• Résolution 2 : quitus au syndic pour sa gestion de la même période
• Résolution distincte pour le budget prévisionnel et pour la désignation du syndic

Ce que le quitus couvre, et ce qu'il ne couvre pas

Le quitus décharge le syndic de sa responsabilité envers le syndicat pour les actes de gestion portés à la connaissance de l'assemblée. Il ne couvre pas les faits que le syndic a dissimulés ou qui n'ont pas été révélés au moment du vote.

La troisième chambre civile a précisé le 29 février 2024 (pourvoi 22-24.558, publié) qu'un copropriétaire qui a voté pour le quitus ne peut pas en demander l'annulation sur le fondement de l'article 42, alinéa 2, mais qu'il conserve une action en responsabilité délictuelle contre le syndic pour le préjudice personnel causé par sa faute.

Le refus de quitus

Un refus ne met pas fin au mandat et ne constitue pas, à lui seul, une révocation. Il signale un désaccord sur la gestion et ouvre la voie à une demande d'explications, à un contrôle approfondi des comptes par le conseil syndical ou à une mise en concurrence anticipée. Une révocation reste une décision distincte, à inscrire à l'ordre du jour, et doit reposer sur un motif sérieux pour éviter une indemnisation.

Pour le cabinet, le refus de quitus est surtout un signal relationnel à traiter vite : réponse écrite aux griefs, rendez-vous avec le conseil syndical, pièces justificatives mises à disposition.

Le quitus au moment d'un changement de syndic

Lors d'un changement de syndic, le quitus de l'ancien syndic est souvent soumis à l'assemblée qui suit la passation. Le nouveau syndic a intérêt à attendre la remise complète des archives et des fonds prévue à l'article 18-2 avant de proposer la résolution, afin que l'assemblée vote en connaissance de cause.

Ce qu'un agent IA prépare

Un agent IA sur mesure relit les projets d'ordre du jour pour séparer approbation des comptes et quitus, prépare des projets de résolution conformes, rassemble les pièces que le conseil syndical demandera, et tient un historique des votes de quitus par immeuble pour repérer les copropriétés où la relation se tend.

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