Fiche synthétique de la copropriété : contenu, mise à jour et pénalité de quinze jours

Origine et champ d'application

La fiche synthétique a été créée par la loi ALUR de 2014 et relève de l'article 8-2 de la loi de 1965. Le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016 en fixe le contenu. Son déploiement a été progressif : obligatoire pour les syndicats de plus de deux cents lots au 31 décembre 2016, de plus de cinquante lots au 31 décembre 2017, puis pour tous les autres au 31 décembre 2018.

Les règles ne s'appliquent pas aux syndics gérant des immeubles dont l'usage est entièrement autre que l'habitation.

Ce que la fiche contient

Le contenu est réglementaire, ce qui permet de le préparer comme un formulaire. Les rubriques portent sur l'identification du syndicat, le syndic, l'organisation juridique, les caractéristiques techniques, les équipements et les données financières.

• Identification : nom et adresse du syndicat, adresses des bâtiments, numéro d'immatriculation au registre et date de dernière mise à jour, date du règlement de copropriété
• Organisation : syndicat principal, secondaire ou coopératif, et numéro d'immatriculation du principal le cas échéant
• Technique : nombre de lots, lots par usage, nombre de bâtiments, période de construction, type de chauffage, nombre d'ascenseurs
• Financier : dates de l'exercice, date de l'assemblée approuvant les comptes, charges courantes et de travaux, dettes, impayés, nombre de copropriétaires débiteurs au-delà d'un seuil, fonds de travaux, présence de personnel

Une dispense pour les petits syndicats

D'après la fiche consultée, un syndicat de moins de dix lots à usage d'habitation, de bureaux ou de commerces, dont le budget prévisionnel moyen reste inférieur à 15 000 euros sur trois exercices consécutifs, n'a pas à renseigner les copropriétaires débiteurs ni les impayés.

Qui l'obtient, et dans quel délai

Les copropriétaires peuvent la demander au syndic. Les acquéreurs d'un lot d'un immeuble à usage d'habitation ou mixte doivent la recevoir : elle est annexée à la promesse de vente ou, à défaut, à l'acte authentique, en application de l'article L. 721-2 du code de la construction et de l'habitation. Elle peut aussi être extraite du registre national des copropriétés.

Le contrat de syndic doit prévoir une pénalité forfaitaire automatique si la fiche n'est pas remise dans les quinze jours de la demande d'un copropriétaire. Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l'exercice. L'absence d'établissement de la fiche constitue par ailleurs un motif de révocation.

Livrable de démonstration : la grille de contrôle avant mise à jour

Voici la grille qu'un agent IA peut remplir pour chaque copropriété avant qu'une demande n'arrive. Elle croise les données de la comptabilité, du registre et du règlement pour signaler ce qui manque ou diffère.

• Date de la dernière approbation des comptes : présente et cohérente avec la fiche
• Fonds de travaux : montant et dernier appel renseignés
• Impayés : total et nombre de débiteurs au-delà du seuil, sauf dispense
• Numéro d'immatriculation et date de mise à jour : vérifiés au registre
• Équipements : chauffage, ascenseurs, personnel cohérents avec le carnet d'entretien

Le rôle d'un agent IA

Un agent IA sur mesure prépare le brouillon de la fiche à partir des données de gestion, signale les rubriques incomplètes, programme la révision après chaque assemblée générale et prépare la réponse à une demande de copropriétaire avant l'expiration du délai de quinze jours.

Il prépare, le gestionnaire relit et le syndic signe. Le diagnostic gratuit de DIAA, en cinq minutes en ligne, aide à mesurer le temps récupérable sur les documents réglementaires de votre portefeuille.

Questions fréquentes

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